تاریخچه: ایده اولیه عوامل کلیدی موفقیت (KSF : Key Success Factors) به وسیله رونالد دانیل (D.Ronald Daniel) در بولتن هاروارد بیزینس و در دهه ۱۹۶۰ طرح گردید. سپس این مفهوم بطور مؤثری در دهه ۱۹۸۰ توسط جان روکارت (John F. Rockart) مدرس و استاد فناوری اطلاعات بخش مدیریت در دانشگاه MIT ایالات متحده امریکا بسط داده شد.
تعاریف: بر اساس تعریف روکارت، عوامل کلیدی موفقیت اشاره به حوزه های محدودی در هر پروژه یا کسب و کار دارد که چنانچه به نتایج مطلوب منجر شوند، مزیت و کارایی رقابتی مناسبی را برای سازمان تضمین خواهند نمود.
همچنین برخی دیگر تعاریف که در این زمینه ارائه شده عبارتند از :
- عوامل کلیدی موفقیت، آن دسته از اجزا تشکیل دهنده استراتژی هستند که سازمان باید در آنها برتری داشته باشد تا مزیت رقابتی بدست آورد. (Johnson Scholes,1999)
- عوامل کلیدی موفقیت دسته مواردی هستند که باید بخوبی به سرانجام برسند. آنها عواملی هستند که مدیران برای دستیابی به موفقیت باید همیشه آنها را تحت نظر داشته باشند. (Robson,1997)
- تعداد محدودی از شاخص های کلیدی که چنانچه از پیشرفت مطلوب برخوردار شوند، سازمان موفقیت را در مسیر بهبود کیفیت درک می کند. (Bendell et al,1998)
- عوامل کلیدی موفقیت عبارتند از مشخصه‌ها، شرایط یا متغیرهایی که اگر درست مدیریت شوند می توانند اثر قابل ملاحظه ای بر موفقیت موضع رقابتی سازمان داشته باشند. (برونو و لیدکر)
- عوامل کلیدی موفقیت عواملی هستند که بطور قابل ملاحظه ای شانس اجرای پروژه را بهبود می بخشند. (پینتو و اسلوین)
بنابراین در حالت کلی تر می توان گفت عوامل کلیدی موفقیت عواملی هستند که برای فعالیت در یک صنعت ضروری است و با تأکید بر مأموریت سازمان باید طرح ریزی شوند. عوامل کلیدی برای کلیه شرکت های فعال در یک صنعت ضروری و الزامی محسوب می شوند و بر موفقیت موضع رقابتی آنها مؤثر است. بنابراین از بین عوامل موفقیت، عواملی که دارای بیشترین اهمیت هستند به عنوان عوامل کلیدی موفقیت مطرح می شوند.
در حوزه مدیریت استراتژیک، تعریف عوامل کلیدی موفقیت از جامعیت بیشتری برخوردار بوده و نشان دهنده یک پیوند ایده آل بین شرایط محیطی و مشخصه های کسب و کار است.
مدل عوامل کلیدی موفقیت
عوامل حیاتی موفقیت
روش عوامل حیاتی موفقیت (CSF) اولین بار توسط آقای جان روکارت و همکارانش در مراکز تحقیقاتی سیستم های اطلاعاتی در مؤسسه تکنولوژی ماساچوست در سال ۱۹۷۹ طراحی و بکار گرفته شد.
عوامل کلیدی موفقیت آن دسته از عوامل موفقیتی هستند که ضریب اهمیت بیشتری برای سازمان داشته و مهمتر هستند.
عوامل حیاتی موفقیت (CSF) عوامل کلیدی هستند که در رابطه با تحقق استراتژی سازمان پراهمیت ترین عوامل محسوب می شوند. توجه به این مقوله ضروری است که عوامل حیاتی موفقیت روی دیگر شایستگی های محوری هستند.
عوامل حیاتی موفقیت عواملی هستند که از یک سو با اهداف سازمان ارتباط داشته و برای تحقق اهداف سازمان ضروری هستند و از طرف دیگر با استراتژی رقابتی سازمان متناسب هستند، مانند هزینه، کیفیت، ویژگی خاص. این عوامل الزامات اساسی هستند که به عنوان اهداف واسطه برای دستیابی به هدف اصلی باید قبلاﹰ حاصل شوند.
منابع اصلی عوامل حیاتی موفقیت
روکارت و همکارانش چهار منبع اصلی برای عوامل حیاتی موفقیت معرفی کرده اند که عبارتند از :
- فاکتورهای صنعتی: هر صنعت بخصوصی یکسری عوامل حیاتی موفقیت منحصر به فرد و مخصوص به خود را دارد که طبیعت آن صنعت را معین می سازد. این فاکتورها بر تمام کارخانه ها و سازمان هایی که در راستای این صنعت وجود دارند، اثر می گذارد.
- استراتژی رقبا، موقعیت صنعتی و محل جغرافیایی: در این گروه یکسری از عوامل حیاتی موفقیت که مربوط به خود سازمان و رقبای سازمان است تعریف می شوند. معمولاﹰ فاکتورهای زیادی یک سازمان را از سازمان دیگر در یک صنعت جدا می سازد، بزرگی، محل جغرافیایی، موقعیت صنعتی در بازار از جمله این فاکتورها هستند.
- فاکتورهای محیطی: در این گروه آن دسته از فاکتورهایی قرار دارند که راجع به محیط، دولت، تأثیرات خارجی و … هستند.
- فاکتورهای زمانی : در این دسته فاکتورهایی هستند که بطور موقت جزو فاکتورهای بحرانی موفقیت در یک سازمان حساب شده اند، یعنی در نتیجه یک رویداد غیر عادی، یک عامل حیاتی می تواند برای یک مدت کوتاه زمانی مهم تلقی شود.
سطوح عوامل حیاتی موفقیت
عوامل حیاتی موفقیت می تواند تفسیر روشنتر از اهداف، تاکتیک ها و فعالیت های عملیاتی بر حسب نیازهای اطلاعات کلیدی در هر سطحی ارائه دهد. این روش می تواند در یک سطح کلی مانند عوامل حیاتی موفقیت های مربوط به صنعت یا در سطح پایین تر مانند عوامل حیاتی موفقیت های کل یک سازمان یا یک واحد تجاری یا حتی تعیین عوامل حیاتی موفقیت های یک مدیر بکار رود.
مراحل مختلف پیاده سازی متدولوژی CSF در یک سازمان
- ابتدا یک تحلیلگر یا مشاور از خارج از سازمان می آوریم که با تکنیک عوامل حیاتی موفقیت آشنا باشد. این شخص باید به دقت محیط داخلی و خارجی سازمان را مطالعه کند.
- مشاور یا تحلیلگر یک لیست از عوامل حیاتی موفقیت سازمان تهیه می کند.
- مشاور یا تحلیلگر حمایت مدیران ارشد سازمان برای ایجاد متدولوژی عوامل حیاتی سازمان جلب می کند.
- مدیران سازمان را با عوامل حیاتی موفقیت آشنا ساخته و سپس از آنها می خواهد که یک لیست از عوامل حیاتی موفقیت شخصی و مربوط به فعالیت های خود یک لیست از عوامل حیاتی موفقیت گروهی که برای کل سازمان مهم است را برای مصاحبه شان آماده کند.
- سپس تحلیلگر یا مشاور با تک تک مدیران سازمان حدود ۲ یا ۳ مصاحبه انجام می دهد تا لیست عوامل حیاتی موفقیت را بدست آورد.
- مشاور با توجه به مصاحبه هایی که با مدیران انجام داده است، یک چارت از عوامل حیاتی موفقیت ایجاد می کند.
- مشاور یا تحلیلگر با توجه به آن چارت یک لیست جامع از عوامل حیاتی موفقیت برای کل سازمان بدست می آورد. این لیست تمایلات و خواسته های مدیران را گروه بندی، جواب های تکراری را حذف و تشابهات و اختلافات را معلوم می کند و از این لیست است که در حقیقت عوامل حیاتی موفقیت گروهی بدست می آید.
- لیست عوامل حیاتی موفقیت سازمان برای بازنگری در دسترس مدیران قرار می گیرد. همچنین مدیران نیازهای اطلاعاتی مخصوص به خود و محصولات مورد نیاز خود را اعلام می کنند.
مزایای استفاده از روش تعیین عوامل حیاتی موفقیت در مدیریت استراتژیک
مزایای تعیین عوامل حیاتی موفقیت در مدیریت استراتژیک عبارتند از :
- آگاهی مدیران شرکت نسبت به الزامات و اهداف واسطه ای که باید حاصل شود تا شرکت بتواند به اهداف استراتژیک خود برسد.
- تعیین خطوط اساسی برنامه ریزی و کنترل در تحقق اهداف و استراتژی ها.
- شناخت پایه های رقابتی بازار و وضعیت شرکت در رابطه با آنها.
- عوامل حیاتی موفقیت ابزاری است جهت ترسیم خطوط رقابتی و تعیین شایستگی های محوری لازم جهت تحقق استراتژی ها.
- عوامل حیاتی موفقیت راهنمای عمل تحلیل گران سیستم ها است.
همچنین یکی از نقاط قوت استفاده از روش CSF ارتقاء ارتباط میان مدیران سازمانی در یک شرکت می باشد. استفاده از روش عوامل حیاتی موفقیت بدون در نظر گرفتن شکل های مختلف آن مزایایی را برای سازمان به همراه دارد که مهمترین آنها عبارتند از :
- CSF ها می توانند میزان ابهام را در سازمان کاهش دهند.
- CSF ها نسبت به اهداف سازمان از قابلیت اطمینان بیشتری برخوردار هستند.
